Bilanço Esasına Geçenler İçin E-Defter Zorunluluğu: 2027'ye Girmeden Neler Yapılmalı?

Kısaca

• 1 Ocak 2025'ten bu yana bilanço esasına göre defter tutan bütün mükellefler e-defter uygulamasına dâhil olmak zorunda.
• 2027'de işletme hesabından bilanço esasına geçecek işletmeler ile yeni kurulan şirketler, bilanço esasına başladıkları tarihten itibaren e-defter tutmalı.
• Zorunlu olduğu hâlde e-deftere geçmeyenler için GİB hesabı re'sen açıyor; bu tarihten sonra kâğıtta tutulan defterler "hiç tutulmamış" sayılıyor.
• E-defter için şirketlerin mali mühüre (ya da Dijital Vergi Dairesi / e-Devlet şifresine) ve GİB onaylı bir yazılıma ihtiyacı var.

E-defter zorunluluğu neden genişledi?

E-defter uzun yıllar boyunca ağırlıklı olarak e-fatura kullanan mükellefler ve bağımsız denetime tabi şirketler için zorunluydu. 8 Kasım 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 5) ile kapsam genişletildi. Bu değişiklikle, bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile isteğe bağlı olarak bilanço esasını seçen mükellefler de e-defter kapsamına alındı. Düzenleme 1 Ocak 2025'te yürürlüğe girdi.

Bilanço esası kuralı GİB'in e-defter bilgilendirme notunda da aynı şekilde yer alıyor.

Kısacası artık soru "e-faturaya geçtim mi?" değil, "defterimi bilanço esasına göre mi tutuyorum?" sorusudur. Cevap evetse e-defter zorunludur.

Kimler bu kapsamda?

GİB'in e-defter bilgilendirme notuna göre bilanço esası nedeniyle e-defter kullanmak zorunda olanlar şunlardır:

1 Ocak 2025 itibarıyla bilanço esasında olanlar

1 Ocak 2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya bu esası isteğe bağlı olarak seçen mükellefler, 1 Ocak 2025'ten itibaren e-defter tutmak zorundadır. Kendisine özel hesap dönemi tayin edilenler için başlangıç, 2025 yılı içinde başlayan hesap dönemidir.

Sonradan bilanço esasına geçenler

1 Ocak 2025 ve sonrasında:

• yeni işe başlayan veya yeniden işe başlayan,
• sınıf değiştiren (örneğin işletme hesabından bilanço esasına geçen),
• yeni bir mükellefiyete giren ya da vergi muafiyeti kalkan

ve zorunlu ya da isteğe bağlı olarak bilanço esasına göre defter tutacak olan mükellefler, işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyete girme veya muafiyetten çıkma tarihinden itibaren e-defter tutmak zorundadır. Yani bu gruplar için bekleme süresi yoktur; e-defter ilk günden başlar.

Dernek ve vakıf iktisadi işletmeleri

Vergi Usul Kanunu'nun 172 ve 173. maddeleri gereğince defter tutmakla yükümlü olan dernek ve vakıf iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanlar da e-defter uygulamasına dâhil olmak zorundadır.

2027'de bilanço esasına geçecekseniz

İşletme hesabı esasına göre defter tutan bir işletmenin iş hacmi Vergi Usul Kanunu'nda belirlenen hadleri aşarsa bilanço esasına geçmesi gerekebilir. Sınıf değiştirme koşullarını ve güncel hadleri mali müşavirinizle kontrol etmeniz gerekir.

Bu durumdaki bir işletme için 2027'nin ilk günü iki şey birlikte değişir: defter türü bilanço esasına döner ve defterler e-defter olarak tutulmak zorundadır. Yılbaşına hazırlıksız girmemek için şu adımlar faydalı olur:

1. Sınıf değişikliğini mali müşavirinizle netleştirin. 2025 ve 2026 iş hacminizin hadleri aşıp aşmadığını yıl kapanmadan kontrol edin. 2. İmza aracını hazırlayın. Tüzel kişiler e-defter başvurusu için mali mühür ya da Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet şifresi kullanabilir. Gerçek kişiler ayrıca nitelikli elektronik sertifika (e-imza) da kullanabilir. 3. Yazılımı kontrol edin. Defterin tutulması, onaylanması ve saklanması için kullanılacak yazılımın GİB'den uyumluluk onayı almış olması gerekir. 4. Başvuruyu yapın. Başvuru, edefter.gov.tr'de yayımlanan başvuru kılavuzuna göre yapılır. 5. Saklama düzenini kurun. Defter ve berat dosyalarının yasal süre boyunca güvenli şekilde saklanması gerekir.

Yeni şirket kuracaklar için

Anonim ve limited şirketler bilanço esasına göre defter tutar. Bu nedenle yeni kurulan bir şirket, işe başlama tarihinden itibaren e-defter kapsamındadır. Şirket kuruluşu planlıyorsanız mali mühür başvurusunu ve muhasebe yazılımı seçimini kuruluş sürecine dâhil etmeniz, ilk ayın defterlerinin gecikmeden oluşturulmasını kolaylaştırır.

E-deftere geçilmezse ne olur?

GİB'in bilgilendirme notunda bu konu açıkça yazılı: E-defter uygulamasına dâhil olmak zorunda olduğu hâlde dâhil olmayan mükelleflerin e-defter hesapları, zorunluluğun başladığı tarih itibarıyla GİB tarafından re'sen açılır ve durum mükellefe bildirilir. Bildirimin yapılmamış olması zorunluluğu ortadan kaldırmaz.

Daha önemlisi, bu mükellefler zorunluluk tarihinden sonra kâğıt ortamında defter tutamaz; kâğıtta tutulan defterler hiç tutulmamış sayılır. Bunun vergi incelemesinde ciddi sonuçları olabileceği için geçişin zamanında yapılması önemlidir.

Berat yükleme dönemleri

E-defter ve berat dosyaları aylık dönemler hâlinde ya da tercih bildirilmesi şartıyla geçici vergi dönemleri itibarıyla oluşturulup GİB sistemine yüklenir. Yükleme son günleri tebliğde belirlenmiştir ve GİB bu süreleri zaman zaman uzatabilir. Bu nedenle edefter.gov.tr duyurularını takip etmek ya da süreleri bir hizmet sağlayıcıyla birlikte izlemek faydalıdır.

Mükellefler isterse, Dijital Vergi Dairesi üzerinden verilen muvafakatname ile defter ve beratlarının GİB onaylı yazılım firmaları veya yetkili meslek mensupları tarafından imzalanıp yüklenmesini de sağlayabilir.

Sık Sorulan Sorular

Bilanço esasına göre defter tutuyorum ama e-fatura kullanmıyorum. E-defter zorunlu mu?

Evet. 1 Ocak 2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükellefler, e-fatura kullanıp kullanmadıklarından bağımsız olarak e-defter kapsamındadır.

2027'de işletme hesabından bilanço esasına geçeceğim. E-deftere ne zaman başlamalıyım?

Sınıf değiştirdiğiniz tarihten itibaren, yani bilanço esasına başladığınız ilk günden itibaren e-defter tutmanız gerekir. Sınıf değişikliğinin size uygulanıp uygulanmadığını mali müşavirinizle teyit edin.

Yeni kurulan limited şirket e-defter tutmak zorunda mı?

Limited ve anonim şirketler bilanço esasına göre defter tuttuğu için işe başlama tarihinden itibaren e-defter kapsamındadır.

E-defter için mali mühür şart mı?

Tüzel kişiler e-defter başvurusu için mali mühür ya da Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet şifresi kullanabilir. Defter ve beratların imzalanmasında mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika kullanılır; muvafakatname ile bu işlem yetkili yazılım firması veya meslek mensubu tarafından da yapılabilir.

Zorunlu olduğu hâlde e-deftere geçmezsem ne olur?

GİB e-defter hesabınızı re'sen açar ve zorunluluk tarihinden sonra kâğıtta tuttuğunuz defterler hiç tutulmamış sayılır.

Ayrıntılar için E-Defter Rehberi ve Mali Mühür Rehberi sayfalarımıza, yaklaşan tarihler için E-Dönüşüm Son Tarihler Takvimi'ne bakabilirsiniz. İşletmeniz için geçerli zorunlulukları E-Fatura Zorunluluk Testi ile görebilirsiniz.

Sonuç

Bilanço esasına göre defter tutuyorsanız ya da 2027'de bu esasa geçecekseniz, e-defter artık tercih değil yükümlülüktür. Yılbaşından önce sınıf durumunuzu netleştirmek, mali mühür veya e-imza ihtiyacınızı belirlemek ve uyumlu bir yazılım seçmek, ilk ayın defterlerini sorunsuz oluşturmanızı sağlar.

Kurucu Bilişim olarak e-defter başvurusu, mali mühür temini, muhasebe programı entegrasyonu ve e-defter saklama konularında destek veriyoruz. İşletmenize uygun çözüm için bizimle iletişime geçip teklif alabilirsiniz.

Resmî kaynaklar: Resmî Gazete, 8 Kasım 2024 – e-Defter Genel Tebliği Sıra No: 5 · GİB e-Defter Bilgilendirme Notu