E-imzanız kurulduktan sonra bir belgeyi imzalamak yalnızca birkaç dakika sürer. Nitelikli elektronik imzayla imzaladığınız belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre ıslak imzalı belgeyle aynı hukuki sonucu doğurur.
Bu rehberde bilgisayarınızdaki bir belgeyi e-imzayla nasıl imzalayacağınızı anlattık. E-Devlet, UYAP, EKAP veya MERSİS gibi sistemlerde ise imzalama, ilgili sistemin kendi ekranından yapılır; adımların mantığı aynıdır.
E-İmza Atmadan Önce Kontrol Edin
- E-imza kartınız kart okuyucuya takılı ve kart okuyucu bilgisayara bağlı olmalı.
- Kart okuyucu sürücüsü ve imza uygulaması kurulu olmalı.
- E-imzanızın kullanım süresi dolmamış olmalı.
- E-imza PIN’inizi (şifrenizi) biliyor olmalısınız.
Programlar henüz kurulu değilse önce E-İmza Kurulumu Nasıl Yapılır? rehberimize göz atın.
Adım Adım E-İmza Nasıl Atılır?
- İmza uygulamasını açın: E-imzanızı aldığınız sertifika sağlayıcısının imza uygulamasını açın.
- İmzalanacak belgeyi seçin: Belgeyi uygulamaya sürükleyin veya “dosya seç” ile bilgisayarınızdan seçin. Word, PDF ve benzeri belgeler imzalanabilir.
- İmza türünü seçin: Uygulama size imza seçenekleri sunabilir. Karşı tarafın veya kurumun istediği biçimi seçin; emin değilseniz uygulamanın varsayılan ayarıyla devam edin.
- Sertifikanızı seçin: Kart okuyucunuzu ve listelenen sertifikanızı seçin.
- PIN’inizi girin: E-imza PIN’inizi girerek imzayı onaylayın.
- İmzalı dosyayı kaydedin: İmzalanan belge yeni bir dosya olarak kaydedilir. Uygulamaya göre bu dosya “.imz” uzantılı ya da imzalı PDF olabilir. Karşı tarafa bu imzalı dosyayı gönderin.
İmzalı Belgeyi Nasıl Gönderirim?
İmzalı dosyayı e-posta, KEP veya ilgili kurumun sistemi üzerinden gönderebilirsiniz. Hukuki delil niteliğinde gönderim yapmanız gerekiyorsa imzalı belgeyi KEP ile iletmeniz, gönderim ve teslim anının da kayıt altına alınmasını sağlar.
KEP hakkında ayrıntılı bilgi için KEP Rehberi’ne bakabilirsiniz.
E-İmza Atarken Sık Yapılan Hatalar
- İmzalı dosya yerine orijinal dosyayı göndermek: Karşı tarafa mutlaka uygulamanın oluşturduğu imzalı dosyayı gönderin.
- İmzadan sonra belgeyi değiştirmek: İmzalanan belgede yapılan her değişiklik imzayı geçersiz kılar. Değişiklik gerekiyorsa belgeyi yeniden imzalayın.
- PIN’i art arda yanlış girmek: Üst üste hatalı girişte kart kilitlenir. Emin değilseniz deneme yapmayın.
- Süresi dolmuş e-imzayla imzalamak: Kullanım süresi dolan e-imzayla imza atılamaz; yenileme gerekir.
PIN kilitlendiyse E-İmza Şifresi (PIN) rehberimizi inceleyin.
İmza uygulamalarının ekranları sertifika sağlayıcısına göre farklılık gösterebilir. Takıldığınız adımda uzaktan bağlanarak belgenizi birlikte imzalayabiliriz.
Sık Sorulan Sorular
E-imza ile hangi belgeler imzalanabilir?
Word, PDF, Excel ve benzeri dijital belgelerin tamamı e-imzayla imzalanabilir. Kurumların kendi sistemlerinde ise imzalama ilgili ekrandan yapılır.
E-imzalı belge ıslak imzalı belge kadar geçerli mi?
Evet. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre güvenli (nitelikli) elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Kanunda istisna tutulan işlemler bunun dışındadır.
E-imzayı telefondan atabilir miyim?
Kart ve kart okuyucuyla çalışan e-imza genellikle bilgisayarda kullanılır. Telefondan imza için mobil imza hizmeti gerekir.
Bir belgeyi birden fazla kişi e-imzayla imzalayabilir mi?
Evet. İmza uygulamaları birden fazla imzaya izin verir; her imzacı belgeyi kendi e-imzasıyla sırayla imzalar.
Çözemediniz mi? Uzaktan bağlanıp biz yapalım
Adımlarda takıldıysanız uzmanlarımız uzaktan bağlantıyla işleminizi sizin yerinize tamamlasın.